Pratiques de facturation efficaces

Conseil repris sur le site de SME Toolkit Madagascar

Les entreprises peuvent accélérer le recouvrement de leurs comptes-clients et éviter les problèmes de paiement en retard en développant un plan de facturation efficace. Voici quelques mesures que vous pouvez prendre pour vous protéger contre les clients qui payent lentement.

Créez une facture efficace

Assurez-vous que vos factures sont claires, exactes, détaillées et faciles à déchiffrer. Chacune devrait inclure le montant dû, un numéro de bon de commande, le nom et l'adresse du client ainsi que le nom, l'adresse et le numéro d'identification de votre entreprise. Vous devriez également inclure le nom et le numéro de téléphone de la personne à contacter dans votre entreprise s'il y a des questions. Si possible, fournissez le détail des frais. Il est difficile de contester une facture détaillée, et s'il y un désaccord sur un des montants, vous pouvez raisonnablement demander d'être payés pour les montants non contestés. Les factures devraient également contenir une clause demandant au client de communiquer avec vous en cas de problèmes avec vos services et une indication claire des frais pour paiement en retard.

Envoyez rapidement les factures

Le plus rapidement vous sortez les factures, le plus rapidement les paiements rentreront. Certaines petites entreprises facturent une fois par mois, mais ceci est une erreur car cela peut retarder certains comptes-clients de deux à trois semaines. Essayez plutôt d'envoyer les factures de un à deux jours après la livraison ou la fin du projet.

Facturez la bonne personne

Envoyer une facture à la mauvaise personne peut retarder le paiement de 30 à 60 jours pendant qu'elle est acheminée à travers la société. Parlez directement avec votre client et demandez-lui à qui vous devez envoyer la facture. Si la facture va ailleurs qu'à votre contact habituel, appelez et présentez-vous avant d'envoyer la facture par la poste. Si vous envoyez une facture à un aide-comptable ou au service de comptabilité de votre client, envoyez en une copie à votre client et faites le suivi avec un appel téléphonique.

Suivi

Il est plus facile pour un aide-comptable d'ignorer une facture s'il n'y pas de suivi par téléphone pour s'enquérir de l'avancement. Une vérification rapide peut confirmer que la facture a été reçue et qu'on s'en occupe. Si un paiement n'arrive pas à la date due, vérifiez à nouveau avec l'aide comptable pour savoir quand la facture sera payée et faites le suivi toutes les semaines jusqu'à ce que vous receviez le paiement.

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